Schnelle Suche im DMS

Sämtliche Dokumente, Belege, Verträge und die komplette Korrespondenz werden im Scopevisio DMS Teamwork gespeichert. Praktisch ist, dass sich über die Suche in Scopevisio Informationen sehr schnell finden lassen. „Früher musste man überlegen, wo zum Beispiel die Wohngebäudeversicherung war: im Gebäudeordner oder bei den Versicherungen oder doch in der Buchhaltung? Jetzt sind die Informationen mit einem Klick da. Und sie können außerdem viel besser mit anderen geteilt werden“, so Reinhardt.

Rechnungsein- und -ausgang

Rechnungseingangsbuch und Buchhaltung sind bei Breuer (und auch in Scopevisio) getrennt. Die Rechnungsprüfung findet im Backoffice statt. Hier kommt Breuer nicht ganz ohne Papier aus, da die Servicemitarbeiter keinen Zugriff auf Scopevisio haben. Lieferscheine etwa zu Hardware-Komponenten werden vom zuständigen Mitarbeiter abgezeichnet, danach eingescannt und der Rechnung beigefügt. Diese wiederum durchläuft einen vordefinierten Prüf- und Freigabeprozess und wird in der Buchhaltung gebucht. Da die Anzahl der Vorgänge zu gering ist, lohnen sich eigene Zugänge zu Scopevisio für die Mitarbeiter nicht.

Faktura und XRechnung

Auch für die Faktura wird Scopevisio im Backoffice genutzt. „Der elektronische Rechnungsversand mit Scopevisio funktioniert super. Das hat sich besonders beim Thema XRechnung gezeigt“, so Reinhardt. Hier hat Scopevisio sehr früh reagiert und das Format zeitig implementiert. „Das war für uns enorm wichtig, weil wir intensiv mit öffentlichen Auftraggebern zusammenarbeiten, die ja mit der XRechnung begonnen haben. Wir schreiben nicht viele, dafür aber sehr große Rechnungen. Deshalb darf da kein Sand ins Getriebe kommen“, erläutert Reinhardt, der die Einführung der XRechnung bei Scopevisio lobt.

Effiziente Buchhaltung und Jahresabschluss

Das Unternehmen schätzt auch die verschiedenen Unterstützungsfunktionen im Bereich der Buchhaltung. „Scopevisio denkt an vielen Stellen mit“, sagt Reinhardt und meint damit die Automatisierungsfunktionen der Software. So werden zum Beispiel Kreditoren vorgeschlagen oder Beträge aus Rechnungen ausgelesen. Der Buchhalter wird dadurch entlastet – und muss nur noch kontrollieren. Sehr einfach funktioniert auch die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater. „Wir lassen unseren Jahresabschluss freiwillig prüfen. Wir machen das im Hinblick auf unsere Auftraggeber und das entsprechende Testat. Gerade in Corona-Zeiten zeigte sich hier der besondere Vorteil von Scopevisio: Wir haben zwei Jahresabschlüsse erstellt, bei denen unsere Steuerberater nicht ein einziges Mal vor Ort waren. Ich habe dafür alle vorbereitenden Arbeiten erledigt. Die Gegenseite konnte problemlos zu Scopevisio „zugeschaltet“ werden und die Prüfung auf Distanz vornehmen.”

Datenexporte und Berichte

Breuer Nachrichtentechnik nutzt auch die Exportfunktion in Scopevisio, um Daten in eigene Berichte in Excel bzw. Power-BI zu überführen. Hier handelt es sich zum Beispiel um den Forecast oder die Ist-Darstellung (Rentabilität). Das Unternehmen ist gerade dabei, dies weiter auszuarbeiten und mit Planzahlen für den Soll-Ist-Vergleich zu ergänzen. „Wir pflegen die Kundenpotenziale in Scopevisio ein, überführen diese in Angebote, danach bestenfalls in Aufträge und schließlich in Rechnungen. Deshalb haben wir eine Datenbasis, die wir für die nachgeschalteten Berichte nutzen und darin weiterverarbeiten können.“ So macht sich einmal mehr der Vorteil einer umfassenden Unternehmenssoftware bemerkbar.