Seit Jahresbeginn gilt die Pflicht zur E-Rechnung im Geschäftsverkehr mit Unternehmen (B2B: Business-to-Business). Inwiefern sind davon auch soziale Einrichtungen wie Alten- und Pflegeheime betroffen? Diese Frage klären wir in diesem Beitrag.
„In Deutschland werden Schätzungen zufolge jährlich mehr als 30 Milliarden Rechnungen postalisch versandt“, so das Bundesministerium des Inneren und für Heimat. Das soll sich mit der E-Rechnung sehr bald ändern!
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Was ist eine E-Rechnung?
Laut Wachstumschancengesetzt ist eine E-Rechnung „eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht.“ (§ 14 Abs. 1 S. 3 UStG neue Fassung)
Dieses strukturierte elektronische Format muss der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung (EN 16931) entsprechen.
Ein PDF gilt demnach nicht als E-Rechnung. Zwar kann ein PDF elektronisch empfangen und versendet, nicht jedoch elektronisch verarbeitet werden, da es sich um eine bildhafte Darstellung handelt.
Die beiden gängigen E-Rechnungsformate in Deutschland sind XRechnung und ZUGFeRD.
Weitere detaillierte Informationen erhalten Sie auch in unserem Blogbeitrag Die E-Rechnung im Überblick.
Wie sieht der Zeitplan für die Umsetzung der E-Rechnung aus?
Die Pflicht zur E-Rechnung wird in Deutschland schrittweise eingeführt. Wichtig ist es hier, zwischen Empfang und Erstellung zu unterscheiden, denn für beides gibt es unterschiedliche Fristen.
In folgender Übersicht wird deutlich, dass seit 1. Januar 2025 jedes Unternehmen E-Rechnungen empfangen können muss. Ab 1. Januar 2028 muss jedes Unternehmen im B2B-Bereich E-Rechnungen erstellen.
Für die Zeit dazwischen gibt es Übergangsregelungen, die ebenfalls in der Grafik darstellt und mit aufgehellten Icons versehen sind.
Empfang von E-Rechnungen in Alten- und Pflegeheimen
Ambulante und stationäre Pflegeeinrichtungen müssen seit dem 1. Januar 2025 E-Rechnungen von anderen Unternehmen empfangen können.
Beispiel: Ihr Lieferant für Verbrauchsmaterialien oder Bürobedarf sendet Ihnen eine ZUGFeRD-Rechnung. Sie müssen diese Rechnung so annehmen und dürfen kein anderes Format verlangen.
Für den Empfang von E-Rechnungen benötigen Sie nur ein E-Mail-Postfach.
Für die Weiterverarbeitung empfiehlt sich jedoch eine passende Software wie zum Beispiel das Rechnungseingangsbuch von Scopevisio. Nur so profitieren Sie nämlich von einer durchgängig digitalen und effizienten Verarbeitung.
Scopevisio ermöglicht Ihnen
- die Prüfung
- die Verarbeitung
- die rechtssichere Speicherung
von E-Rechnungen in einer einzigen Software.
Erstellung von E-Rechnungen in Alten- und Pflegeheimen
Der größte Teil Ihrer Faktura ist bzw. wird nicht von der E-Rechnung betroffen sein.
Für welche Bereiche gilt die E-Rechnungspflicht NICHT?
Abrechnung mit Kranken- und Pflegekassen: Pflegeleistungen werden gemäß § 302 SGB V / § 105 SGB XI elektronisch abgerechnet – also nicht über die E-Rechnung. Hier funktioniert die Abrechnung weiterhin über spezielle Abrechnungsverfahren wie das Datenträgeraustausch-Verfahren (DTA) oder aber per Rechnung in Papierform bzw. digital per PDF
Abrechnung mit Selbstzahlern: Für die Abrechnung mit Privatpersonen (Bewohner oder Angehörige) ist derzeit keine E-Rechnung vorgesehen. Sie können weiterhin sonstige Rechnungen (PDF, Papier) nutzen.
Interne Abrechnungen: Für interne Abrechnungen z.B. innerhalb von Pflegeverbünden – sofern sie nicht unter die Umsatzsteuerpflicht fallen – gilt die E-Rechnungspflicht ebenfalls nicht.
Für welche Bereiche gilt die E-Rechnungspflicht?
Für Alten- und Pflegeheime gilt die E-Rechnungspflicht primär für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber (z.B. Sozialämter) und spätestens ab 2028 auch für umsatzsteuerpflichtige B2B-Leistungen.
Abrechnung mit Ämtern und Behörden
Seit dem 27. November 2020 müssen Rechnungen an öffentliche Auftraggeber des Bundes (z. B. Sozialämter) im XRechnungs-Format eingereicht werden. Für die Erstellung einer XRechnung wird eine sogenannte Leitweg-ID benötigt. Sie dient dazu, bei der Übertragung elektronischer Rechnungen den öffentlichen Auftraggeber zu identifizieren und Rechnungen an diesen zu adressieren. Ohne Leitweg-ID ist eine Abrechnung per E-Rechnung nicht möglich. Für den Versand von E-Rechnungen können offizielle Plattformen der Ämter und Behörden genutzt werden.
Abrechnung gegenüber anderen Unternehmen: Erbringen Sie umsatzsteuerpflichtige Leistungen für andere Unternehmen (z.B. Catering, Reinigung oder Vermietung von Räumen) muss die Abrechnung demnächst per E-Rechnung erfolgen. Bedeutet: Rechnungen mit Umsatzsteuer, die an andere Unternehmen adressiert sind, müssen Sie spätestens ab Anfang 2028 als E-Rechnung z.B. per E-Mail versenden.
Mit einer modernen Abrechnungs-Software wie Scopevisio lassen sich korrekte E-Rechnungen in der Pflege einfach und schnell ohne Programmierkenntnisse erstellen. Den gewünschten E-Rechnungsstandard (ZUGFeRD) hinterlegen Sie in den gesellschaftsweiten Stammdaten oder spezifisch beim Debitor festgelegt (XRechnung). Dort kann auch die Leitweg-ID hinterlegt werden (optional auch rechnungsspezifisch möglich). Die Rechnungserstellung funktioniert dann nahezu automatisiert.
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