Branche
Gesundheitswesen
Mitarbeitende
650
Standort
Alsfeld
Gründung
1908
Herausforderung
- Wechsel von der E+S Finanzbuchhaltung zu Scopevisio Finanzen
- Altdatenübernahme
- Schnittstellen zu Fremdsystemen, insbesondere zu Orbis
Das Kreiskrankenhaus Alsfeld (KKH Alsfeld) ist ein Krankenhaus der Grund- und Regelversorgung mit 150 Betten. Viele Jahre war dort die E+S Finanzbuchhaltung im Einsatz. Inzwischen war jedoch der Wunsch nach einer neuen, zeitgemäßeren Lösung aufgekommen. „Die E+S-Finanzbuchhaltung läuft stabil, wirkt aber mit ihrer veralteten Benutzeroberfläche antiquiert“, so Alexander Braschoß, Leiter Finanz- und Rechnungswesen, Einkauf und Patientenservice.
Nachdem das Unternehmen E+S durch die Scopevisio übernommen worden war, bot es sich an, die Lösung der Scopevisio genauer unter die Lupe zu nehmen. „Heutzutage geht es vor allem darum, Informationen schnell und sicher von überall abrufen zu können und die Möglichkeiten der Automatisierung – zum Beispiel bei der Erstellung wiederkehrender Reports – zu nutzen“, so Braschoß. Auch deshalb entschied sich das KKH zum „Upgrade“ auf die moderne, cloudbasierte Finanzbuchhaltung der Scopevisio.
Lösung
- Verlässliche Unterstützung durch die Scopevisio bei der Migration
- Übernahme der Buchungsdaten und Belege des letzten und aktuellen Wirtschaftsjahres
- Schulung mithilfe von Videotutorials und Workshops
Der Wechsel von der E+S Finanzbuchhaltung zu Scopevisio erfolgte über einen Zeitraum von circa sechs Wochen. Der Migrationsplan gliederte sich in eine Schulungsphase, gefolgt von der Altdatenübernahme, einer Testphase, einer Korrekturphase und schließlich dem „Go live“.
Die Schulung der Anwenderinnen und Anwender fand mithilfe von Videotutorials und Workshops statt. Als sehr positiv erwies sich, dass in der Testphase die eigenen, echten Daten zur Verfügung standen. Fehler, die bei einem Migrationsprojekt nie ausbleiben, wurden von Scopevisio während der Testphase innerhalb von drei bis vier Tagen behoben.
Man hat im Migrationsprojekt immer das Gefühl gehabt, dass man auf Augenhöhe miteinander kommuniziert. Es war eine rundum gelungene Einführung, die fast lautlos vonstattengegangen ist.
Alexander Braschoß
Leiter Finanz- und Rechnungswesen, Einkauf und Patientenservice
Genutzte Scopevisio-Funktionsbereiche
Nutzen
Scopevisio ebnet uns den Weg hin zu einer intelligenteren Buchhaltung.“
Alexander Braschoß
Leiter Finanz- und Rechnungswesen, Einkauf und Patientenservice
Migration in mehreren Schritten
In einem Kickoff zur Migration zu Beginn stellte Scopevisio den Projektplan mit den wesentlichen Milestones vor. Danach startete die Migration in folgenden Schritten:
Woche 1: Schulungen zu Stammdaten und Geschäftsprozessen
Woche 2: Testweise Altdatenübernahme und Übernahme der Schnittstellen (Personalabrechnungssystem Loga, Orbis Warenwirtschaft)
Wochen 2-5: Testphase Buchungen und Schnittstellen + laufende Korrekturen
Ende Woche 5 – Stichtag: Ende Buchungen
Woche 6: Saldenabgleich
Für den Wirtschaftsprüfer wurde ein Überleitungsprotokoll „Altsystem-Neusystem“ erstellt, das von diesem abgenommen und den Unterlagen des Jahresabschlusses beigefügt wurde.
Scopevisio läuft inzwischen im Echtbetrieb. „Die Mitarbeitenden wissen schon gar nicht mehr, wie sie damals mit E+S gearbeitet haben“, so Braschoß. „Sie sind froh, jetzt eine frische, moderne Software zu nutzen.“
Schnittstelle zu Orbis und anderen Systemen
„Die Integration von Scopevisio und Orbis ist auf gleichem Niveau wie damals von E+S und Orbis“, erläutert Braschoß. Der Datenaustausch findet bidirektional statt.
Folgende Daten werden aus Orbis zu Scopevisio übertragen:
- Eingangs- und Ausgangsrechnungen
- Monatsabschlusswerte aus der Materialwirtschaft
Folgende Daten werden aus Scopevisio zu Orbis übertragen:
- Anlagenbuchhaltungsrelevante Eingangsrechnungen
- Buchhaltungsdaten der Erfolgskonten
Generell lobt Braschoss die Anbindung von Subsystemen und vorgelagerten Systemen. „Wir haben auch Personalabrechnungssysteme und Patientenabrechnungssysteme im Einsatz. Diese konnte Scopevisio ohne Zutun der anderen Anbieter anbinden. Scopevisio hat einfach das „nachprogrammiert“, was in der E+S schon angelegt war.“
Rechnungseingangsverarbeitung jetzt digital
Zusätzlich zum Modul Finanzbuchhaltung wurde das Rechnungseingangsbuch der Scopevisio im KKH Alsfeld eingeführt. Auch dies brachte deutliche Verbesserungen mit sich, denn zuvor lief der Prozess papierbasiert ab. Eingangsrechnungen wurden mit der Hauspost verteilt und blieben bei Urlaub oder Krankheit der Zuständigen oft liegen. „Mit dem digitalen Rechnungseingangsbuch und den zugehörigen Workflows ist der Prozess jetzt wesentlich einfacher, schneller und außerdem umweltfreundlicher“, fasst Braschoß die Vorteile zusammen.
Eine Sorge weniger
Bei Kazawa ist Scopevisio die Zentrale für alles Kaufmännische. Für die kreativen Aufgaben nutzt Kazawa andere Tools.
Die cloudbasierte Finanzbuchhaltung der Scopevisio läuft sicher im Rechenzentrum – der Anwender muss sich nicht um Wartung und Pflege kümmern. Auch dies betrachtet Braschoß als Vorteil: „Wir glauben, dass Cloud-Lösungen Zukunft haben. Wir brauchen keine Updates mehr einzuspielen, müssen uns nicht mehr um Datensicherung und Datensicherheit kümmern. Gerade in der IT sind Fachkräfte rar. Deshalb freuen wir uns, in Scopevisio einen verlässlichen Partner gefunden zu haben, der sich um diese Themen kümmert. Wir haben an dieser Stelle eine Sorge weniger.“
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Kreiskrankenhaus des Vogelsbergkreises in Alsfeld GmbH
- Schwabenröder Straße 81
- 36304 Alsfeld
- www.kkh-alsfeld.de
Über das Kreiskrankenhaus Alsfeld
Das Kreiskrankenhaus Alsfeld ist ein Krankenhaus der Grund- und Regelversorgung mit 150 Betten. Die Einrichtung hat verschiedene Fachschwerpunkte, darunter Orthopädie, Allgemeine und Gefäßchirurgie sowie Geriatrie. Die Intensivstation des Kreiskrankenhauses verfügt über sechs Betten. Jährlich werden rund 6.500 Patientinnen und Patienten stationär und ca. 15.000 ambulant behandelt.
Das Kreiskrankenhaus legt großen Wert auf eine familiäre Atmosphäre, auf kurze Wege und ein freundliches Miteinander. Ebenso wichtig sind die medizinische Expertise, moderne Prozesse und ein zukunftsorientiertes Qualitätsmanagement.
Nachdem vor Kurzem die entsprechenden Landesmittel bewilligt wurden, soll im Jahr 2025 der Neubau des Kreiskrankenhauses starten.
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