So führen Sie ein Dokumentenmanagementsystem erfolgreich ein
Die Einführung eines Dokumentenmanagementsystems (kurz: DMS) bietet Unternehmen, Organisationen und Verbänden viele Vorteile: Die täglichen Arbeiten werden effizienter, d.h. die Mitarbeiter können in der gleichen Zeit mehr leisten. Die Folge: Ihre Prozesse werden wirtschaftlicher und sie sparen Prozesskosten ein. Auch in Sachen Datensicherheit sind Sie mit einem DMS auf der sicheren Seite, weil gesetzliche Vorgaben (z.B. im Steuerrecht und Datenschutz) besser eingehalten werden.
Ist die Entscheidung für ein DMS gefallen, stellt sich nachfolgend die Frage nach der Implementierung. Welche Aspekte sind bei der Software-Einführung zu beachten und welche Aufgaben müssen vorher erledigt werden? Dieser Artikel liefert Ihnen eine 6-Punkte-Checkliste mit Hinweisen, was es bei der Einführung eines DMS zu beachten gilt.
Die Schritt-für-Schritt-Anleitung setzt dabei voraus, dass Sie sich bereits über DMS-Lösungen informiert und für einen DMS-Anbieter entschieden haben.
1) Aufsetzen eines Projekt-Teams
Wenn Sie mit dem Gedanken spielen, in Ihrem Unternehmen ein DMS einzuführen, sollte der erste Schritt darin bestehen, ein Projektteam einzurichten. Die Projektverantwortung trägt die Projektleitung. Diese Person sollte sich der Akzeptanz von Projektbeteiligten aus anderen Abteilungen sicher sein. Die Person fungiert auch als Ansprechpartner im Unternehmen.
Ergänzt wird das Projektteam von weiteren Projektmitgliedern. Die Projektbeteiligten sollten umfangreiche Kenntnisse der bestehenden Prozesse und deren Schwachstellen im Unternehmen besitzen. Ferner sollten Sie den Rückhalt der Vorgesetzten haben und sich Informationen von Endbenutzern einholen.
Die Projektbeteiligten dienen später als “Key-User“: Sie verfügen über umfangreiches Wissen im Zusammenarbeit mit der Software. Sie sind dafür u.a. zuständig, die einzelnen Mitarbeiter zu schulen und dieses Wissen an alle Anwender weiterzutragen.
Im Rahmen der Projektarbeit müssen vom Projektteam kurz- und langfristig umsetzbare Ziele definiert werden. Hierfür empfiehlt sich die Erstellung einer Roadmap für die Einführung eines DMS. Darin werden die einzelnen Projektphasen definiert und Meilensteine festgelegt.
2) Erfassung von betrieblichen Daten
Zunächst gilt es zu eruieren, welche Dokumente im Unternehmen vorhanden sind bzw. welche Dokumente letztendlich in die DMS-Software migriert werden müssen. Meist kommen in den verschiedenen Fachbereichen unterschiedliche Dokumenten-Typen vor, darunter:
- PDF-Dokumente
- Office-Dateien (Word, Excel, PowerPoint, etc.)
- Dateien aus Fachanwendungen (z.B. Buchungs- und Bestelldatensätze)
- E-Mails
- Bilder, Fotos und Videos
- Audio-Dateien
- Ggf. Technische Zeichnungen, Konstruktionszeichnungen (CAD-Dateien)
Es muss die Frage gestellt werden, welche Dokumente in welcher Abteilung anfallen, ankommen und welche archiviert werden sollen. Beispiele hierfür sind Eingangsrechnungen und Ausgangsrechnungen, Lieferscheine, Bestelllisten etc.
Nicht jedes Dokument, das in einem Unternehmen existiert, muss archiviert und/oder revisionssicher abgelegt werden. Denken Sie beispielsweise an interne Informationen oder an Werbung und Prospekte.
Praxis-Tipp: Grundlegend lassen sich in diesem Schritt somit auch schon mögliche digitale Archive festlegen, in denen zukünftig Dokumente abgelegt werden sollen.
In diesem Prozess-Schritt bietet sich auch eine allgemeine Bestandsaufnahme zum Zwecke der Datenbereinigung an: Identifizieren Sie z.B. nicht mehr benötigte Dokumente oder Dubletten, die dann gelöscht werden können.
3) Abbildung von Prozessen
Nachdem im ersten Schritt die anfallenden Dokumente bzw. Daten gesammelt wurden, gilt es nun im nächsten Schritt die grundlegenden Prozesse dahinter im Unternehmen abzubilden. So lassen sich gerade papierabhängige Prozesse recht simpel digital abbilden. Mit Hilfe von Workflows lassen sich termingebunden Aufgaben automatisieren.
Exkurs: Die Verarbeitung von Eingangsrechnungen automatisieren
In der Eingangsrechnungsverwaltung lassen sich die Arbeitsschritte zunehmend automatisieren. Die E-Rechnungspflicht, nach der Unternehmen verpflichtet sind, B2B-Rechnungen im elektronischen Format zu empfangen und zu verarbeiten, bietet die Gelegenheit, die Prozesse in der Rechnungsverarbeitung zu digitalisieren.
Geht nun eine Eingangsrechnung in das DMS ein, startet die Software einen zuvor definierten Workflow durch das automatische Weiterleiten, Überprüfen und Freigeben von Belegen. Mithilfe von E-Mail-Benachrichtigungen werden im Prozess involvierte Mitarbeiter auf die neue Aufgabe aufmerksam gemacht. Hierzu ein Beispiel aus der Eingangsrechnungsverarbeitung:
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- Die Datei wird im DMS abgelegt. Alle relevanten Rechnungsdaten wie Empfänger, Nummer, Betrag, Skonto etc. werden nun automatisch vom DMS erfasst.
- Der zuvor erstellte Rechnungsworkflow startet. Der Vorgesetze/Prüfungsberechtigte erhält eine Information mit der Bitte um Prüfung der Rechnung. Er kann sie entweder sofort freigeben oder bei Rückfragen dem Mitarbeiter im Einkauf mit einer Bemerkung zukommen lassen.
- Final wird die Rechnung gebucht. Dies kann je nach Buchhaltungssoftware auch automatisiert passieren.
Damit sorgt ein DMS für geringere Durchlaufzeiten in der Verarbeitung durch Eingangsrechnungen. Mit Hilfe von regelbasierten Prüf- und Freigabeprozessen bzw. deren automatische Abläufe wird somit Arbeitszeit gewonnen, die anderweitig genutzt werden kann.
Wichtig ist hierbei, dass dies benutzerübergreifend gilt: Ist beispielsweise ein Kollege krank oder im Urlaub, bricht deswegen nicht der gesamte Workflow zusammen. Dokumente werden im System trotzdem zur weiteren Bearbeitung weitergeleitet und somit wichtige Informationen jederzeit aufgefunden.
In diesem Schritt der Prozesserfassung empfiehlt sich auch die Durchführung einer Prozessoptimierung, um – falls möglich – bisher komplexe Abläufe zu verschlanken. Machen Sie sich darüber im Klaren, welche Arbeitsschritte in den einzelnen Abteilungen anfallen. Im zweiten Schritt kann überlegt werden, wie sich die Prozesse automatisieren lassen.
4) Rechteverwaltung
Ein wichtiger Part bei der Einführung ist die Festlegung von Berechtigungen im digitalen Dokumentenmanagementsystem.
Neben der Definition von Abläufen für die Verwendung von Dokumenten spielen auch Zugriffsrechte eine zentrale Rolle. Setzen Sie gezielt Grenzen, denn nicht jeder Mitarbeiter sollte über unbegrenzten Zugriff auf alle Dokumente verfügen. Außerdem müssen hierbei auch rechtliche Aspekte bei sensiblen Daten berücksichtigt werden.
Ein Rechtesystem mit festgelegten Rollen sorgt dafür, dass jeder Mitarbeiter nur Zugriff auf diejenigen Dokumente erhält, die für seine Arbeit notwendig sind. Sind die Rechte definiert, weisen Sie jedem Mitarbeiter ein festes Rollenprofil zu.
5) Berücksichtigung von Schnittstellen
Darüber hinaus ist es wichtig, Schnittstellen zu berücksichtigen. Ein Dokumentenmanagementsystem muss mit anderen Systemen kommunizieren, Daten abrufen und Datensätze füllen können.
Der reibungslose Informationsfluss ist für das digitale Dokumentenmanagement immens wichtig: Um seine Funktion als zentrale Informationsdrehscheibe zu erfüllen, muss für das digitale Dokumentenmanagement ein ungehinderter Informationsfluss sichergestellt werden.
Über ein breites Spektrum an Schnittstellen können andere ERP-Lösungen integriert und die dort vorliegenden Informationen genutzt werden. Häufig müssen nachgelagerte Buchhaltungssysteme oder z.B. DATEV angebunden werden, damit die Kommunikation Richtung Buchhaltung und/oder dem Steuerberater erfolgen kann.
6) Implementierung / Einarbeitung
Der erfolgreiche Einsatz eines DMS hängt auch maßgeblich von der Akzeptanz des Anwenderkreises ab. Setzen Sie gezielt auf Mitarbeiterschulungen, damit sich die Personen mit der Software vertraut machen können. Ziel ist es dabei, die Funktionen der Software zu verstehen und die Mehrwerte für die eigene Arbeit zu erkennen. Wie oben bereits erwähnt, können Key-User ihr erworbenes Wissen an die Mitarbeiter weitergeben.
Durch gezielte Schulungen steigern Sie die Akzeptanz innerhalb der Belegschaft. Durch die gesteigerte Produktivität werden auch die Potenziale des digitalen Dokumentenmanagements ausgeschöpft.
Vor dem tatsächlichen Start der Software in die Geschäftsprozesse muss der Software-Einsatz ausgiebig getestet werden. Häufig finden in den Fachbereichen Anwendertests statt, um sicherzustellen, dass alle Arbeitsabläufe reibungslos verlaufen.
Der Aufbau einer sinnvollen Archivstruktur und die Durchführung von Prozessen mit Musterdokumenten können so einige Zeit lang ausprobiert werden. Hier lassen sich auch schon eventuelle Unstimmigkeiten aufdecken und beheben, die vielleicht nach der tatsächlichen Implementierung den laufenden Geschäftsbetrieb hätten stören können.
Die Einarbeitung variiert zeitlich und thematisch gesehen. Sie ist von Produkt zu Produkt unterschiedlich und kann einige Stunden, aber auch einige Tage in Anspruch nehmen.
Das “Go-Live” kann entweder flächendeckend in allen Bereichen ausgerollt werden, sodass alle Mitarbeiter gleichzeitig mit der Anwendung beginnen. Alternativ ist ein stufenweise Einführung möglich, sodass zeitlich gestaffelt einzelne Benutzergruppen mit dem Einsatz der Software beginnen.
Fazit zur DMS-Einführung
Damit ein DMS erfolgreich in Unternehmen und Organisationen eingeführt werden kann, braucht es ein strukturiertes Vorgehen. Die Bildung eines Projekt-Teams, die Erfassung von Dokumenten und Beleuchtung der Arbeitsprozesse spielen dabei eine zentrale Rolle. Auch die technischen Faktoren (Schnittstellen-Integration) sowie der Datenschutz (Rechteverwaltung) müssen unbedingt berücksichtigt werden.
Durch die gezielte Softwareschulung kann die Akzeptanz der DMS-Software erhöht und die Produktivitätssteigerung gesichert werden.
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