IHR Rehabilitations-Dienst

Herausforderung

Der IHR Rehabilitations-Dienst ist ein Beratungsunternehmen, das Menschen nach einem Unfall oder einer Krankheit in allen Phasen der Rehabilitation begleitet. Auftraggeber sind vor allem Versicherungen, aber auch Unternehmen.

Neben 27 Festangestellten sind für den IHR 50 freiberufliche Rehabilitationsberaterinnen und -berater tätig, die ihre Tätigkeit dem IHR in Rechnung stellen. Dieser berechnet die Leistungen wiederum an seine Kunden weiter.

Die monatliche Abrechnung gegenüber den rund 150 Kunden gestaltete sich bislang sehr aufwendig. Die freiberuflichen Beraterinnen und Berater nutzen eine separate Software für ihre Abrechnung an den IHR, parallel war in der Verwaltung des IHR DATEV im Einsatz, jedoch fehlte eine Abrechnungsschnittstelle zwischen den beiden Systemen. Dies hatte einen hohen Aufwand bei monatlich circa 500 Ausgangsrechnungen zur Folge, da Daten händisch übertragen werden mussten.

Auch die Eingangsrechnungsbearbeitung fand noch klassisch papierbasiert statt. Per E-Mail eingegangene Rechnungen wurden ausgedruckt, gestempelt und zur Freigabe an die jeweiligen Vorgesetzen weitergeleitet.

Nutzen

Standortunabhängig arbeiten mit Cloud-Software

Für den IHR ist es wichtig, dass es sich sowohl bei Legalvisio als auch bei Scopevisio um cloudbasierte Lösungen handelt. Die 50 freiberuflichen Beraterinnen und Berater sind bundesweit tätig und müssen jederzeit problemlos auf die Anwendung zugreifen können. Aber auch das Unternehmen, das neben der Zentrale in Köln eine weitere Niederlassung in Witten hat, schätzt den standortunabhängigen Zugriff.

Onboarding mit Videos und persönlicher Beratung

Die Einführung von Legalvisio und Scopevisio fand über einen Zeitraum von vier bis fünf Monaten statt. Vor allem in der Anfangsphase wurde das Selbstlernen mit Videos auf der Anwenderplattforum Scopeunity vorangetrieben. Ergänzt wurde dies durch den intensiven Austausch in regelmäßigen Websessions.

Aus dem alten System wurden die Daten dreier Geschäftsjahre übernommen. „Ich hatte vorher schon den Schweiß auf der Stirn stehen und so meine Bedenken, ob auch alles klappen würde. Aber tatsächlich lief die Datenmigration reibungslos“, erläutert Marius Nusch, der beim IHR für die Finanzbuchhaltung zuständig ist.

Faktura ohne Medienbrüche

Das Problem isolierter Systeme, die nicht miteinander kommunizieren, wird durch Scopevisio beseitigt: Die Verwaltung sowie die Beraterinnen und Berater nutzen Legalvisio für ihre Dokumentation und Abrechnung. In der Buchhaltung kommt Scopevisio Abrechnung zum Einsatz – und die Datenübertragung wird mittels Excel2Scope sichergestellt.

Excel2Scope ist eine Funktionserweiterung (AddIn) für Excel, die es erlaubt, eine strukturierte Datensammlung als Ausgangsrechnung (auch als Angebot, Liederschein, Auftrag oder Gutschrift) in Scopevisio zu erzeugen. Die abzurechnenden Daten aus Legalvisio werden in einer CSV-Datei ausgegeben und über Excel2Scope zu Scopevisio übertragen.

Dadurch entfällt manuelle Aufwand bei der Datenübertragung, was bei einem Rechnungsaufkommen von 500 Stück pro Monat eine enorme Zeitersparnis ausmacht.

Eingangsrechnungsverarbeitung digital statt analog

Nicht nur die Faktura wird mit Scopevisio effizienter abgewickelt – auch die Eingangsrechnungsbearbeitung funktioniert nach der Umstellung von analog auf digital inzwischen einfacher und schneller.

Die Lieferanten wurden gebeten, nur noch digitale Rechnungen zu senden. Für deren Prüfung und finale Freigabe wurden Workflows in der Software eingerichtet. Sämtliche Prüf- und Freigabeprozesse werden seither automatisch protokolliert. Der Verbleib und der Status jeder Rechnung sind somit jederzeit nachvollziehbar. Das sorgt für mehr Transparenz und Geschwindigkeit bei der Rechnungsprüfung und -freigabe.

Vereinfachung der buchhalterischen Prozesse

In der Buchhaltung lobt Marius Nusch besonders die automatisieren Prozesse, die ihm viel Arbeit abnehmen.

Beispiele dafür sind:

• Vorerfasste Daten: Manuelle Eingaben entfallen
• Kontierungsregeln: Buchungen müssen nur noch bestätigt werden
• Wiederkehrende Buchungen (z.B. Miete): Aufwand sparen durch Dauerbuchungen

Fazit

Beim IHR unterstützt Scopevisio die Rechnungslegung, die Rechnungsverarbeitung und Buchhaltung durch Digitalisierung und Automatisierung. „In unserer Verwaltung war Scopevisio wirklich ein Quantensprung in Sachen Digitalisierung“, so das Fazit von Marius Nusch.