Automatisierung und Digitalisierung von Verwaltungsprozessen
Mit dem Einsatz einer Vertragsmanagement-Software können Sie nicht nur die Verträge digital verwalten, sondern auch dazugehörige Prozesse digitalisieren. Dadurch können Sie Ihre Verwaltungsprozesse effizienter gestalten und senken dabei die Prozess-Kosten.
Im weiteren möchten wir Beispiele aufzeigen, in welchem Kontext sich Verwaltungsprozesse automatisieren lassen.
Automatische Erinnerung an Kündigungsfristen
Wer hat es nicht schon einmal erlebt? Die Kündigungsfrist ist verstrichen und die Laufzeit eines Vertrages hat sich automatisch verlängert. Mit der automatischen Fristenüberwachung verpassen Sie keine Kündigungsfrist mehr.
Die Vertragsmanagement-Software benachrichtigt Sie automatisch per E-Mail, wenn Verträge ihre Aufmerksamkeit erfordern. Zu jedem Ihrer Geschäftsverträge lassen sich beliebig viele Termine einrichten. So werden Sie z.B. automatisch an die Kündigungsfrist erinnert.
Aufgabe zur Vertragsverlängerung
Nicht nur bei der Kündigung eines Vertrags auch bei der Vertragsverlängerung kann die Software die Arbeitsprozesse unterstützen.
Steht eine Vertragsverlängerung an, kann automatisch eine Erinnerung an die verantwortliche Person gesendet werden. Die Person erhält dann automatisch an dem festgelegten Tag den Vertrag ins Postfach, mit der Bitte um Prüfung. So lassen sich Vertragsinhalte zeitnah auf Aktualität prüfen und es bleibt noch genügend Vorlauf, entsprechende vertragliche Verhandlungen einzugehen.
Digitale Prüf- und Freigabeprozesse bei der Vertragserstellung
In der Regel ist der Prozess einer Vertragserstellung komplex. Meist sind viele Personen daran beteiligt. Spezielle Workflows können dabei unterstützen, die Prüfung und Freigabe von Verträgen zu erleichtern. Von einfachen Freigaben bis hin zu mehrstufigen Freigabeprozessen wird der Vertragsentwurf digital den entsprechenden Parteien zur Genehmigung vorgelegt.
Hierdurch sparen Sie Zeit bei der Vertragserstellung ein. Außerdem sind Sie jederzeit über den aktuellen Freigabestatus Ihrer Verträge informiert, weil sich die Korrespondenzen sowie der Freigabe-Status jederzeit in der Software einsehen lässt.
Fazit
Eine effektive Verwaltung von Verträgen stärkt die Beziehungen zu Geschäftspartnern und trägt zu mehr Effizienz im Geschäftsablauf bei. Das Vertragsmanagement bezieht sich nicht nur auf den Prozess der Vertragserstellung. Auch die regelmäßige Überprüfung, Überwachung und Archivierung von Verträgen ist damit verbunden.
Ein digitales Vertragsmanagement hilft dabei, papierbasierte Prozesse zu reduzieren und eine bessere Übersicht über die Vertragsverwaltung zu erlangen. Eine Vertragsmanagement-Software kann hierbei helfen, Verträge digital zu verwalten und Freigabeprozesse zu beschleunigen. Außerdem können Sie jederzeit alle Fristen und Laufzeiten im Blick behalten.
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