Das Bearbeiten von Dokumenten gehört zum Alltag jedes Unternehmens. Oft entstehen dabei jedoch mehrere unterschiedliche Versionen, die die Übersicht und Orientierung bei der Arbeit erschweren. Mit einer Versionierung bekommen Sie dieses Problem in den Griff und erhöhen die Produktivität Ihrer Mitarbeitenden.
- Was versteht man unter Versionierung und Versionsverwaltung?
- Versionierung von Dokumenten
- Wie funktioniert Versionierung?
- Welche Arten von Versionsverwaltung gibt es?
- Warum ist die Versionierung wichtig für die Dokumentenverwaltung?
- Welche Software setzt man dafür ein?
- Was sind die Vorteile einer Software für die Versionsverwaltung?
- Welche Funktionen bietet ein DMS für die Versionsverwaltung?
Was versteht man unter Versionierung und Versionsverwaltung?
Der Begriff „Versionierung“ kommt ursprünglich aus dem Bereich der Softwareentwicklung. Es ist eine fortlaufende Nummer, die die Version einer aktualisierten und ausgelieferten Software angibt. Diese Nummer stellt sicher, dass zwischen den einzelnen Software-Versionen problemlos unterschieden werden kann.
Versionierung von Dokumenten
Heute wird mit dem Begriff „Versionierung“ auch die Verwaltung verschiedener Versionen von Dateien und Dokumenten bezeichnet. Viele Organisationen verwenden in der Praxis die Bezeichnungen „Versionierung“ und „Versionierung von Dokumenten“ daher synonym.
Wie funktioniert Versionierung?
Wenn Unternehmen sich entscheiden, Dokumente zu versionieren, bedeutet das, dass sie alle Änderungen an ihnen protokollieren und aufzeichnen.
Somit wissen Sie stets, wer wann welche Änderung an einem Dokument durchgeführt hat. Dadurch können Sie alte Versionen eines Dokumentes problemlos von der aktuellen Version unterscheiden. Mehr noch: Sie können durch den Versionsverlauf bei Bedarf auf alte Stände der Dokumente zugreifen und sie wiederherstellen. Das ist möglich, weil der Versionsverlauf eine Sammlung aller bisherigen Versionen enthält.
Welche Arten von Versionsverwaltung gibt es?
Man unterscheidet grundsätzlich zwischen einer manuellen und automatischen Versionierung.
Bei einer manuellen Versionierung entscheidet der Bearbeiter darüber, wann und wie er eine neue Version des Dokumentes erstellt. Er fügt dem Dokument eine Nummer oder weitere Informationen hinzu.
Ein Nachteil dieser Art der Versionierung: Sie haben keine Möglichkeit zu erkennen, wann andere an einem Dokument gerade arbeiten und daran Änderungen vorgenommen werden. Somit besteht immer die Gefahr, dass neben Ihnen noch jemand anders am Dokument arbeitet und Sie es erst später davon erfahren. So kann es passieren, dass Änderungen ohne Abstimmung und somit doppelt oder mehrfach erfolgen.
Die automatische Versionierung erfolgt in der Regel durch eine Software. Ein Programm ist für das Erfassen von Änderungen zuständig und speichert automatisch jede Version des Dokumentes.
Die Versionen enthalten einen Benutzernamen sowie ein Datum und einen Zeitstempel. Dazu können Sie jederzeit sehen, ob sich eine Datei gerade in Bearbeitung befindet.
Warum ist die Versionierung wichtig für die Dokumentenverwaltung?
Eine Versionierung ist wichtig, weil Sie so Änderungen an Dokumenten genau nachvollziehen können. Andernfalls besteht die Gefahr, dass die Übersicht verloren geht und Mitarbeitende veraltete Versionen von Dokumenten bearbeiten. So kann es beispielsweise passieren, dass Sie Ihren Mitarbeitenden oder diese sich untereinander unterschiedliche Versionen per E-Mail zuschicken. Dies kann zu Missverständnissen und doppelter Arbeit führen. Eine geeignete Software hingegen erleichtert die eCollaboration über Unternehmensgrenzen hinweg und vereinfacht so die digitale Zusammenarbeit an unterschiedlichen Orten.
Welche Software setzt man dafür ein?
Es gibt heute eine Reihe von Lösungen auf dem Markt, mit denen Sie Ihre Dokumente versionieren können. Beispielsweise bieten Microsoft 365-Produkte wie Outlook eine Möglichkeit der automatischen Versionierung. Noch bequemer geht es, wenn Sie sich für eine DMS-Software entscheiden. Damit können Sie Ihre Dateien und Dokumente nicht nur zuverlässig versionieren, sondern auch revisionssicher archivieren.
Was sind die Vorteile einer Software für die Versionsverwaltung?
Wenn Sie eine Software verwenden, die eine Funktion zur Versionsverwaltung bietet, können Sie mehrere Vorteile realisieren:
- Sie stellen sicher, dass Sie die aktuelle Version eines Dokumentes inmitten verschiedener Versionen schnell und zuverlässig identifizieren können.
- Eine funktionierende Versionierung sorgt dafür, dass Sie immer auf dem neusten Stand sind. Dadurch verhindern Sie auch, dass Sie und Ihr Team unabsichtlich alte Versionen bei der Arbeit verwenden.
- Sie reduzieren Fehler. Beispielsweise verschicken Sie keine veraltete Version eines Vertrages an einen Ihrer Kunden.
Welche Funktionen bietet ein DMS für die Versionsverwaltung?
Mit einem Dokumentenmanagementsystem (DMS) können Sie neben einer automatischen Versionsverwaltung, Ihre Dokumente DSGVO-konform bearbeiten.
Darüber hinaus erfolgt eine zentrale Datenspeicherung und Archivierung einzelner Dokumente – lokal auf Ihrem Unternehmensserver oder in der Cloud. Dadurch können Sie alte Fassungen von Dokumenten reibungslos wiederherstellen.
Schließlich stehen Ihnen Funktionen zur Einrichtung von Benutzerkennungen und Zugriffsberechtigungen bereit. So können Sie sicherstellen, dass nur berechtigte Personen auf Ihre Daten und Dokumente zugreifen.
