Vorbei die Zeiten, als nur große Unternehmen sich ausgefeilte Controlling-Software leisten konnten. Mit Self-Service BI können nun auch kleine und mittlere Unternehmen zu datengetriebenen Unternehmen werden.
Hohe Inflation, steigende Energiepreise und gestörte Lieferketten setzen Unternehmen derzeit besonders unter Druck. Zwar müssen sich Unternehmen seit jeher auf veränderte Rahmenbedingungen einstellen. Die hohe Geschwindigkeit, mit der sich Veränderungen vollziehen, erscheint heute jedoch besonders hoch. In dieser Situation ist es besonders wichtig, zu wissen, wo das eigene Unternehmen steht, um flexibel und – falls nötig schnell – reagieren zu können.
Vor welchen Herausforderungen stehen KMU beim Thema BI?
Die gute Nachricht zuerst: Die Grundlage für BI-Auswertungen liegt in der Regel in jedem Unternehmen vor, denn laufend entstehend Daten in mehr oder weniger großen Umfang. Die schlechte Nachricht ist jedoch: Oft bleibt dieser Datenschatz ungenutzt. Stattdessen fallen Entscheidungen auf der Grundlage von Bauchgefühlen, Meinungen oder Erfahrungen.
Data-Driven-Companies dagegen setzen auf datengetriebene Entscheidungsfindung. Der Gründe liegen auf der Hand: Aus Daten lassen sich wichtige Erkenntnisse über die Status Quo des Unternehmens gewinnen, zukünftige Ereignisse vorhersehen und Probleme verhindern, bevor sie entstehen.
Das Herausforderung ist allerdings: IT-Landschaften im Mittelstand sind oft gewachsen und entsprechend fragmentiert. Unterschiedliche IT-Anwendungen (Buchhaltung, Auftragssteuerung, Produktion, Zeiterfassung etc.) sind im Einsatz, die übergreifend ausgewertet werden müssen.
- Isolierte IT-Anwendungen (Datensilos)
- Unterschiedliche Quellformate
- Externe IT-Systeme (z.B. Lieferantenportale)
Das Controlling ist deshalb häufig mit hohem manuellen und zeitlichem Aufwand, mühsamer Kleinarbeit und vielen Problemen verbunden:
- Fehlende Transparenz über Prozesse und Kennzahlen
- Relevante Information nicht greifbar oder zu spät verfügbar
- Datenqualität entspricht nicht den Anforderungen
- Heterogene Daten und Dateninkonsistenzen bei paralleler Datenpflege in verschiedenen Systemen
- Fehleranfälligkeit bei der Zusammenführung von Daten
- Umständliche Zusammenarbeit an gemeinsamen Aufgaben
Bei all diesen Herausforderungen kann Self-Service Business Intelligence helfen.
Was ist Self-Service BI?
Self-Service BI (auch SSBI abgekürzt) erlaubt es Anwenderinnen und Anwendern, auf der Basis von Unternehmensdaten selbstständig Auswertungen zu erstellen und zu visualisieren. Ermöglicht wird dies durch benutzerfreundliche und intuitiv bedienbare Self-Service BI-Software.
Was ist das Ziel?
Ziel von Self-Service BI sind schnellere und bessere datengetriebene Entscheidungen im Unternehmenskontext.
Berechtigten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiten wird dafür der Zugang zu den für Sie relevanten Unternehmensdaten eröffnet. Um diese Daten für BI zu nutzen, werden diese meist in einem sogenannten Data Warehouse gesammelt. Dort laufen große Datenmengen aus mehreren Quellen zusammen.
Mit Self Service BI Tools können Anwenderinnen und Anwender diese Datenmengen für Analysen und Reports nutzen und Datenvisualisierungen schnell und einfach selbst erstellen. Alternativ können auch nur Leserechte vergeben werden. Die erstellten Berichte unterstützen die verschiedenen Bereiche im Unternehmen bei ihren Entscheidungsprozessen und die Leitungsebene bei der Unternehmenssteuerung.
Was unterscheidet Self-Service BI-Tools von konventionellen BI-Lösungen?
Konventionelle und moderne BI haben grundsätzlich das gleiche Ziel: belastbare Einsichten in die Geschäftsdaten zu generieren.
Was sie unterscheidet, ist das vor allem das Thema Benutzerfreundlichkeit. Moderne SSBI-Software bietet üblicherweise intuitiv benutzbare Drag-and-Drop-Benutzeroberflächen. Dies ermöglicht es praktisch jedem Mitarbeiter unabhängig von der IT, visuelle Reports und Dashboards zu erstellen.
In der in Vergangenheit war BI-Software dagegen oft komplex und schwierig zu bedienen. Die Fachabteilungen in den Unternehmen waren bei der Datenauswertung deshalb häufig auf die IT und/oder das Controlling angewiesen. Mit SSBI-Software ist dies Abhängigkeit nicht mehr geben.
Dies fördert gleichzeitig auch die Akzeptanz von BI im Unternehmen und die Bedeutung datengetriebener Entscheidungen im gesamten Unternehmen. Dies wiederum hilft, eine datengesteuerte Kultur zu etablieren. So wichtig die Daten und Werkzeuge dafür auch sind: Der Mensch ist es, der die Daten interpretiert, kritisch über sie nachdenkt und entsprechend handelt.
Self-Service BI-Tools sind häufig cloudbasiert und erleichtern damit auch die ortsunabhängige Zusammenarbeit an Analysen und Reports.
Beispiele für Self-Service BI-Systeme sind Microsoft Power BI und Tableau. Power BI kann sowohl on-premise als auch cloudbasiert verwendet werden. Die Basis-Version von Power BI ist kostenlos. Sobald es ans Teilen von Berichten geht, wird es kostenpflichtig. Tableau, die Business Intelligence Plattform von Salesforce, ist ebenfalls als On-Premises und Cloud-Lösung verfügbar.
Was sind die Vorteile von Self-Service BI?
Self-Service BI bietet dank Automatisierung sowohl den Fachabteilungen als auch der Geschäftsführung viele Vorteile:
- Auswertungen schneller verfügbar
- erfolgskritische Informationen in Sekundenschnelle abrufbar
- einmal erstellte, automatisierte Reportings auf Knopfdruck aktualisieren
- sinkende Fehleranfälligkeit, da manuelle Eingaben entfallen
- Kombination diverser Datenquellen: bereichs- und abteilungsübergreifende Business-Daten zusammenführen
- durch die Integration von Daten mehr und bessere Informationen gewinnen
- Entlasung der IT und des Controlling, die zuvor die Datenanalysen liefern mussten
- Daten in Echtzeit: Mobile Nutzung cloudbasierter Self-Service BI-Anwendungen
- einfacheres Teilen und gemeinsames Bearbeiten von Inhalten
- Aussagekräftige Datenvisualisierungen in Form von Dashboards
Mit Self-Service BI lassen sich Ressourcen und Arbeitszeit einsparen. Das Controlling wird effizienter und kann sich stärker darauf konzentrieren, aus den Daten Wissen zu generieren. Controller werden dadurch mehr zu Sparringspartnern der Geschäftsführung.
Vor allem aber lassen sich mit Self-Service BI bessere und schnellere Entscheidungen treffen. Datengetriebene Unternehmen können sich so flexibler auf sich ständig verändernde Marktgegebenheiten einstellen. Dadurch sichern sie sich langfristig Wettbewerbsvorteile.
Fazit
Unternehmen stehen heute vor der Herausforderung, immer größere Datenmengen in immer kürzeren Zeiten auszuwerten, um ihre Entscheidungsprozesse effizient zu unterstützen. Keiner kann es sich heute noch leisten, Stunden oder Tage auf Auswertungen zu warten. Die Zeit, in der große Datenmengen in Tabellen exportiert wurden, um sie anschließend in Diagramme zu verwandeln, scheint sich damit dem Ende zu nähern.
Self-Service BI erhöht Geschwindigkeit, Effizienz und Genauigkeit der Datenanalyse. Sie befähigt die einzelnen Abteilungen, ihr Controlling selbst durchzuführen und schnellere und präzisere Entscheidungen zu treffen.
In einer Zeit, in der alle Informationen, sofort und auf Knopfdruck zur Verfügung stehen, gilt diese Erwartung erst recht im Business-Kontext. Moderne Unternehmen wollen ihre Geschäftsprozesse in Echtzeit managen. Self-Service BI-Tools machen genau das möglich.
