Julius Tönebön Stiftung

Herausforderung

Ob ambulante Pflege, Tagespflege oder vollstationäre Pflege: Die gemeinnützige Julius Tönebön Stiftung bietet im Bereich der Altenpflege ein vielseitiges Angebot für Hameln und die Region.

In der Verwaltung nutzt die Stiftung seit fast 25 Jahren die Software der E+S für das Rechnungswesen, allerdings lief die Eingangsrechnungsbearbeitung noch analog. Dies hatte zur Folge, dass zeitaufwändige Botenfahrten nötig waren, um die Eingangsrechnungen, die sowohl in der Verwaltung als auch an den verschiedenen Standorten eingingen, zu den zuständigen Personen zu bringen. Auf den Wegen von A nach B und wieder zurück kam es vor, dass Rechnungen verloren gingen. Manche blieben auch beim Bearbeiter liegen, was zu zeitlichen Verzögerungen führte. Nicht zuletzt platzte auch das Archiv aus allen Nähten – Zeit also, das Thema Digitalisierung anzugehen.

Nutzen

Digitaler Rechnungseingang

Momentan gehen bei Tönebön noch viele Rechnungen auf Papier ein, die dann eingescannt ins System gelangen. In Kürze werden jedoch die Lieferanten angeschrieben und um digitale Rechnungen an eine vorgegebene E-Mail-Adresse gebeten. So landen die Eingangsrechnungen direkt in Scopevisio, was noch einmal eine weitere Zeitersparnis bringt.

Differenziertes Berechtigungskonzept

Einrichtungs- und Bereichsleitungen (z.B. Pflege, Küche, Hauswirtschaft, Haustechnik) geben Rechnungen für ihren Bereich sachlich frei, die Einrichtungsleitung kann sämtliche Freigaben erteilen. Nur die Verwaltungsleitung und der Vorstand sind zur Zahlungsfreigabe berechtigt. Zuständige Personen werden automatisch per Mail informiert und erhalten einen Hinweis auf anstehende Prüfungen oder Freigaben.

Mehr Transparenz für alle

Die Zuständigen können auch noch im Nachgang selbstständig auf Rechnungen zugreifen und müssen nicht erst Kollegen fragen, die ihnen umständlich Papierrechnungen aus Ordnern heraussuchen.

Perspektiven für die Buchhaltung

Auch in der Buchhaltung ergeben sich Effizienzgewinne. Von Standards wie der Erkennung der Kreditoren profitiert die Tönebön-Mitarbeiterin in der Buchhaltung schon jetzt. Weitere Regeln ermöglichen es künftig, dass auch Sachkonto, Kostenstelle und weitere Daten im entsprechenden Formular vorausgefüllt sind. Dank Schnittstelle zu E+S kann die vorbereitete Buchung dann automatisiert an das E+S Rechnungswesen übergeben werden.

Digitalisierung Schritt für Schritt

„Innovationsprojekte sind bei einem kleinen Verwaltungsteam und einem dicht gepackten Tagesgeschäft immer eine Herausforderung“, erklärt die Prokuristin. Trotzdem sieht sie großes Potenzial darin, noch weitere Bereiche anzugehen, etwa die digitale Personalakte oder die digitale Bewohnerakte. „Das Rechnungseingangsbuch war ein erster Schritt. Aber natürlich haben wir noch viel mehr Ideen für die Zukunft“, so Ebbighausen.