Venista Ventures GmbH
Eingangsrechnungsworkflow in der Cloud
Branche
Mitarbeitende
Standort
Gründung
Herausforderung
- Aufwendiger Prozess der Eingangsrechnungsbearbeitung mit manueller Erfassung von Rechnungsstammdaten in Google Tabellen und Freigabeprozess via E-Mail-Kommunikation
- Umständliche Abbildung des Prozesses in der Unternehmensgruppe mit zehn Untergesellschaften
- Gewünscht war eine automatisierte Eingangsrechnungsverarbeitung und -freigabe sowie eine Vereinfachung der konsolidierten Liquiditätsplanung für die Unternehmensgruppe
Herausforderung
Venista Ventures ist heute in erster Linie eine Kölner Venture Capital Gesellschaft, die in aufstrebende Tech-Startups investiert.
Vor über sechs Jahren war Venista Ventures als Unternehmensgruppe mit zehn Untergesellschaften organisiert. Das Eingangsrechnungsmanagement wurde damals noch mit „Bordmitteln“ – zunächst mit Excel, dann in der Cloud – bewerkstelligt. Rechnungen wurden in Google Drive bzw. Google Tabellen erfasst, Freigaben erfolgten per E-Mail, die Status der Rechnungen wurden in Google gepflegt.
Dieses umständliche und fehleranfällige Verfahren sollte abgelöst und durch eine professionelle Unternehmenssoftware ersetzt werden. Die neue Business Software sollte in der Lage sein, den Eingangsrechnungsworkflow in der Unternehmensgruppe abzubilden und Daten zur Liquidität zu liefern. Zudem sollte die Software Fremdwährungen unterstützen.
Bei der Recherche stellte sich allerdings heraus, dass das die Anforderungen nur von hochpreisigen Lösungen erfüllt wurden. Scopevisio überzeugte schließlich mit einem guten Preis-Leistungsverhältnis.
Lösung
- Mandantenfähige Unternehmenssoftware aus der Cloud
- Lösung für den digitalen, durchgängigen Rechnungsworkflow mit Freigaben und Prüfungen
- Datenexport über die API zur Liquiditätsplanung in einem separaten Tool
Lösung
Venista Ventures nutzt Scopevisio insbesondere für den Eingangsrechnungsworkflow, die Faktura und die vorbereitende Buchhaltung.
Inzwischen hat die Unternehmensgruppe auch eine Dependance in Manila auf den Philippen, wo ebenfalls mit Scopevisio gearbeitet wird.
Volllizenzen haben die Buchhalter und Controller bei Venista, wohingegen die Accout Manager Scopevisio2Go für die Rechnungsprüfung und -freigabe die App nutzen.
Über die API zieht Venita Ventures Daten aus Scopevisio für die Liquiditätsplanung in einem unternehmenseigenen Tool.
Die Mandantenfähigkeit ist wichtig für uns. Mit einem Log-In kann ich mehrere Firmen in einem System verwalten.
Frank Maschmeier
COO Venista Ventures
Venista Ventures
“Ein großer Vorteil von Scopevisio – auch im Vergleich zu anderen Systemen – ist, dass man Daten ganz einfach importieren und vor allem auch exportieren kann. Möglich machen dies Datenquellen als auch die API.”
Frank Maschmeier
COO Venista Ventures
Genutzte Scopevisio-Funktionsbereiche
Nutzen
Man sieht es nicht sofort, aber Scopevisio bietet „unter der Haube“ weitreichende Funktionen.
Frank Maschmeier
COO Venista Ventures
Nutzen
Rechnungseingangsworkflow ohne Medienbrüche
In Scopevisio ist der gesamte Rechnungsdurchlauf schneller und einfacher geworden. Dank OCR-Erkennung werden viele wichtige Daten automatisiert ausgelesen. Die Weiterleitung an die zuständigen Mitarbeitenden erfolgt workflowgesteuert und automatisiert. Der Status jeder Rechnung ist immer einsehbar.
Abrechnung
Die Online-Marketing-Agenturen der Venista Group nutzen für ihre Mediabuchungen eigene Spezialsysteme – etwa für die Schaltung von mobilen Ads. Die Daten aus diesen Systemen fließen über die API in Scopevisio ein. Hier werden schließlich die Rechnungen erzeugt und verschickt.
Datenaustausch über die Open Scope API
Die offene API der Scopevisio – Open Scope – ermöglicht es, Daten einfach und automatisiert in andere Systeme zu übertragen. Bei Venista Ventures fließen Daten aus Scopevisio in ein separates Liquiditätstool ein.
GoBD-konform arbeiten
Mit Scopevisio muss Venista Ventures keinen zusätzlichen Aufwand betreiben, um GoBD-konform zu arbeiten, dies geschieht automatisch: Belege werden revisionssicher gespeichert, Daten lückenlos archiviert und Änderungen nachprüfbar dokumentiert.
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Über Venista Ventures
Seed capital from founders for founders
Venista Ventures ist eine Beteiligungsgesellschaft, die als Frühphasen-Investor (Pre-Seed und Seed-Investor) in Tech-Start-ups investiert. Zum Portfolio zählen derzeit dreizehn aktive Startups aus dem Enterprise- und Consumer Bereich. Bei den Beteiligungen handelt es sich um Minderheitsbeteiligungen mit üblichen Initialinvestment in Höhe von 50.000 – 100.000 Euro.
Zur Venista Ventures Group gehören außerdem die Agenturen motainment und Spyke Media, beide mit dem Schwerpunkt „Performance Marketing“.
Hauptsitz von Venista Ventures ist Köln, eine weitere Dependance befindet sich in Manila (Philippinen).
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