Nicht jeder Selbstständige verfügt über das kaufmännische Wissen, um die Buchhaltung effizient und gesetzeskonform durchführen zu können. Doch gerade kleinen und mittleren Unternehmen fehlt es an finanziellen Mitteln, um eine eigene Buchhaltung zu finanzieren. Und oft ist dies auch gar nicht notwendig, da der Aufwand in keinem Verhältnis zu den Geschäftsvorfällen steht. Mit einer Buchhaltungssoftware lassen sich alle finanziellen Aktionen erfassen, dokumentieren und verarbeiten. Das Produkt leistet Hilfe bei der Verwaltung von Kundendaten, bei der Auftragserstellung und Rechnungsprüfung sowie bei der Erstellung von Geschäftsberichten. Belege werden einfach eingescannt und den jeweiligen Konten zugeordnet, Transaktionen aus dem Online-Banking können über eine Schnittstelle direkt mit der Buchhaltungssoftware verbunden werden. Arbeiten verschiedene Personen mit der Software oder sind diese Personen auf Mobilität angewiesen? Wollen Sie nur die Vorarbeiten übernehmen und die eingegebenen Daten einem Buchhalter oder Steuerberater zur weiteren Verarbeitung übermitteln? Dann nutzen Sie statt einer Desktopsoftware eine Online-Software.
Buchführungspflicht für Unternehmen
Dass die gesetzliche Pflicht zur Buchführung besteht, ist Ihnen bekannt. Nur stellt sich vielen Unternehmen die Frage, wie sie dieser Pflicht nachkommen, ohne sich im wahren Sinne des Wortes zu „verzetteln“. Da müssen Kundendateien angelegt, Aufträge erstellt und bearbeitet, Rechnungen überprüft, Vor- oder Umsatzsteuer berechnet werden. Da sind Zahlungseingänge zu überprüfen und Mahnungen zu schreiben und viele weitere Fragen zu klären. Haben wir unser Umsatzziel erreicht? Welche Differenz besteht zwischen Umsatz und Gewinn? Wurden alle Verbindlichkeiten beglichen? Wie kann ich Belege und Rechnungen so sortieren, dass das Finanzamt meine Steuererklärung akzeptiert? Für Freiberufler und alle, die unter die Kleinunternehmerregelung fallen, mag dies noch relativ einfach zu bewältigen sein. Doch wer sich dauerhaft in die Selbstständigkeit begibt, wird geschäftlich expandieren wollen. Daher sollten Sie sich auch dann möglichst früh an eine korrekte Buchführung gewöhnen, wenn Sie bisher nur geringe Umsätze erzielen. Für alle anderen gilt ohnehin: Verstöße gegen die gesetzliche Buchführungspflicht können Sie teuer zu stehen kommen. Dies gilt auch, wenn Sie ein System benutzen, das nicht testiert ist. Setzen Sie daher von vornherein auf eine seriöse Software, mit der Sie alle anfallenden Tätigkeiten rasch und effizient erledigen können.
Eine Software – viele Einsatzmöglichkeiten
Ihre Buchhaltungssoftware lässt sich beispielsweise für die folgenden Bereiche nutzen:
- Faktura
- Lohn- und Gehaltsabrechnung
- Auftragserstellung und -bearbeitung
- Automatisierung wiederkehrender Zahlungen
- Berechnung von Umsatz- und Vorsteuer
- Verbinden von Online-Banking und Finanzbuchhaltung
- Verbindung von Kundendateien und Buchhaltung
- Controlling
- Berichterstellung
- Bilanzierung und Planung
Ein wesentlicher Nutzen liegt zudem darin, dass Sie keine aufwendigen Berechnungen mehr durchführen müssen, um sich rasch einen Überblick über Ihre Firmenkonten und -geschäfte zu verschaffen. In Form von Berichten und Tabellen liegen Ihnen alle wichtigen Kennzahlen vor, die Sie benötigen, um Ihr Unternehmen erfolgreich zu steuern. Überprüfen Sie beispielsweise regelmäßig, ob Sie Ihre Umsatzziele erreicht haben, wie Ihr monatlicher Einnahmendurchschnitt aussieht, welche Zahlungen säumiger Kunden oder welche Verbindlichkeiten ihrerseits noch ausstehen. Je rascher Sie bei Fehlentwicklungen gegensteuern, je schneller Sie erkennen, wo Ihre Wettbewerbsvorteile liegen, desto besser für Ihr Geschäft.
Belege und Rechnung effizient verwalten
Insgesamt soll die Buchhaltungssoftware also ein Instrument sein, mit dem sich effizient arbeiten, kontrollieren und planen lässt. Ohne meterlange Aktenschränke aufzubauen und ohne, dass Sie sich selbst ein ausgeklügeltes System ausdenken müssten, um Kundendaten und finanzielle Aktionen zu erfassen und in Verbindung zueinander zu setzen. So können Sie beispielsweise Belege effizienter verarbeiten, indem Sie diese einscannen und direkt in Ihre Software hochladen. Wollen Sie einen Beleg noch einmal überprüfen, so lässt er sich über die Suchfunktion oder Texterkennung einfach wieder auffinden. Gleiches gilt für Rechnungen, die klar erfasst und übersichtlich gelistet werden. Lassen Sie sich den Rechnungsstatus anzeigen, verfolgen Sie Änderungen oder geben Sie Zahlungen frei – alles bequem vom Chefsessel aus und ohne das zeitraubende Stöbern in Aktenschränken.
Kontrollieren und planen
Gewinn oder Verlust – diese Frage entscheidet auf Dauer über Ihre Existenz und den Fortbestand Ihres Unternehmens. Die Buchhaltungssoftware kann Ihnen das kaufmännische Denken nicht abnehmen und Ihnen auch keine Neukunden akquirieren. Sie kann Ihnen aber den Kopf freihalten für Ihre eigentlichen Aufgaben. Mit der Software können Sie sich jederzeit eine Einnahmen-Überschussrechnung, eine Gewinn- und Verlustrechnung oder eine Bilanz erstellen lassen. Sie erkennen auf einen Blick, wo Sie gegenwärtig stehen, welche Ziele erreicht wurden, können die Geschäftszahlen für weitere Planungen nutzen. Dazu gehört das Einleiten von anstehenden Finanzaktionen, beispielsweise von Überweisungen oder die Übermittlung der Umsatzsteuervoranmeldung. Und dazu gehören übersichtlich gestaltete Mappen, die Ihnen als Grundlage für wichtige Entscheidungen dienen.
Neben der gesetzlichen Pflicht zur Buchhaltung und der Unternehmenssteuerung im Allgemeinen gibt es zahlreiche weitere Gründe, die für die Nutzung einer Buchhaltungssoftware sprechen. Grundsätzlich haben Sie – speziell in der Online-Variante – die Sicherheit, immer auf dem neuesten Stand zu sein. Denn gerade im Finanzsektor werden ständig Gesetzesänderungen vorgenommen – besteht die Möglichkeit zum Upgrade, so werden diese von Ihrer Software automatisch berücksichtigt, ohne dass Sie sich damit befassen müssen. Viele Kleinunternehmer sind zudem auf Mobilität angewiesen, Freiberufler und Kreative arbeiten häufig von verschiedenen Standpunkten aus an Projekten. Nutzen Sie eine Buchhaltungssoftware mit Cloud-Funktion, so hat jeder der Beteiligten sicheren und zuverlässigen Zugriff darauf.
